Cum să îți schimbi sediul social al firmei?
Mutarea sediului social al unei firme deja înființate presupune și ea un demers legal, dar este relativ ușor de gestionat dacă urmezi pașii corecți. Iată cum îți poți schimba sediul social al companiei:
- Găsește noua adresă pentru sediu: Mai întâi, ai nevoie de un nou spațiu care să devină sediul social. Poate fi vorba de o nouă locație proprie, a unui asociat, sau poți apela la un serviciu de închiriere sediu social (cum este al nostru). Important e să obții documentele pentru noua adresă: contract de închiriere/comodat și actele de proprietate ale spațiului, exact ca la înființarea inițială.
- Adoptă hotărârea de schimbare a sediului: În cadrul firmei, trebuie luată o decizie oficială privind mutarea sediului. Dacă ai un singur asociat, acesta va emite o decizie a asociatului unic. Dacă sunt mai mulți asociați, se va redacta o Hotărâre AGA (Adunarea Generală a Asociaților) prin care se aprobă noua adresă a sediului social. În hotărâre se va menționa adresa completă unde se mută sediul și se va împuternici o persoană (de obicei administratorul) să facă formalitățile de schimbare.
- Actualizează actul constitutiv: În urma hotărârii, va trebui actualizat Actul Constitutiv al societății pentru a reflecta noul sediu. Se întocmește un Act adițional la Actul Constitutiv sau o versiune actualizată a acestuia, în care se modifică articolul referitor la sediul social. Acest document, semnat de asociați, va fi parte din dosarul de schimbare a sediului.
- Depune dosarul de schimbare a sediului la Registrul Comerțului: Pregătește dosarul ce va conține: cererea de mențiuni (formular de la ONRC) pentru schimbare sediu, hotărârea asociaților/decizia asociat unic, actul adițional la actul constitutiv, contractul de spațiu (pentru noua adresă) împreună cu dovada deținerii spațiului (copie după titlul de proprietate), plus certificatul de înregistrare al firmei în original (va fi predat pentru emiterea unuia nou, cu noua adresă). Depune dosarul la Oficiul Registrului Comerțului de care aparține noul sediu (dacă te muți în alt județ, va trebui depus la ONRC din noul județ, cu procedura de radiere de la vechiul ONRC – un pic mai complex, dar gestionabil).
- Obține actele cu noul sediu: În termen de câteva zile, Registrul Comerțului va emite o rezoluție de admitere și îți va elibera: un nou Certificat de Înregistrare (cu adresa actualizată) și un Certificat Constatator/Certificat de mențiuni care atestă schimbarea. De acum, sediul social al firmei tale este oficial mutat la noua adresă.
După ce ai finalizat acești pași, nu uita să îți actualizezi adresa sediului social și pe documentele firmei (facturi, contracte) și să informezi partenerii principali de schimbare. De asemenea, banca la care ai cont și administrația fiscală vor primi automat informația prin sistemul ONRC, dar e bine să te asiguri că au actualizat și ei datele. Prin folosirea unui serviciu profesionist de găzduire sediu social, întregul proces devine mai simplu, deoarece primești sprijin la pregătirea actelor și ai garanția că documentele de spațiu sunt în regulă.